Reuniões Produtivas – Parte 1

 por Adson Naccarati

Este artigo trata do assunto reuniões (físicas e virtuais) e será divido em duas partes. Aproveite!

    Só ouvir esta palavra, já representa um problema para muitas pessoas. Reuniões!  Em algumas organizações, reuniões já estão tão estigmatizadas, que passaram a representar problemas e não mais soluções.

O próprio princípio de uma organização existir, é o conceito de que o trabalho deve ser executado em grupo. Com base nisso, a junção de várias pessoas em torno de um problema, ou desafio melhor colocando, caracteriza uma reunião.

Então por que este estigma? Por que as reuniões se tornaram um problema na vida de vários profissionais e de várias organizações?

A resposta à esta pergunta, na verdade, é simples: organizar ou participar de uma reunião, considerando os nossos desafios da vida moderna, não tem nada de intuitivo.

A maior reclamação das pessoas à respeito de reuniões, é que são um processo demorado e muitas vezes, “desnecessário”.

Primeiramente vamos entender uma coisa: se você acredita que pausar o trabalho de corte,  para afiar o machado, é tempo perdido, você também não gosta de reuniões...

Então nós chegamos no primeiro conceito: reunião é uma ferramenta de resolução de problemas, que utiliza várias pessoas, várias experiências e vários conhecimentos, que em conjunto, tem uma capacidade muito maior de superar o desafio.

Baseado neste princípio, neste conceito do que é uma reunião, podemos enxergar claramente, que uma reunião profissional, está muito longe de um bate-papo informal. Eu diria até que,  se uma reunião puder ser confundida com um bate-papo, é porque as pessoas não sabem o que realmente é uma reunião profissional.

A diferença mais fundamental, de uma reunião profissional, de um simples bate-papo, está no fato de que a reunião deve ter foco. Uma conversa simples, por exemplo, não tem muito foco, simplesmente está lá para uma interação social.

Então vamos olhar quais são os elementos fundamentais, que compõem uma reunião profissional.

            1- Foco ou Pauta

Sobre o que nós vamos falar? Que assuntos serão abordados? Por que estamos aqui reunidos? O que esperamos ao final desta reunião?

Definir o foco de uma reunião, é fundamental para que ela fique diferenciada de uma conversa informal. A reunião é uma ferramenta, e assim como uma chave de fenda não tem razão de existir sem um parafuso a ser solto ou apertado, uma reunião não tem sentido se eu não tiver um foco, um assunto, ou um desafio que seja.

            2-      Prazo

Uma reunião, é uma atividade profissional, que como vimos anteriormente deve ter um foco. Também, deve ter um tempo limitado. A limitação de tempo passa a ser importante, para que os participantes tenham em mente,  que a reunião embute em si própria, um custo operacional, que é o tempo das pessoas participantes deste processo.

Além deste fator, o tempo limitado garante que os participantes, não divaguem por outros assuntos irrelevantes ao foco principal.

Aproveite e pense no seguinte: se a reunião possui um custo, então o foco tem que valer a pena...

3-      Participantes

É óbvio que uma reunião deve ter participantes. A grande sacada é saber quem são os participantes. Quando você tem um foco, um assunto, este é o determinante para saber quem são as partes interessadas que estarão sentados à mesa.

Um erro comum ao se convidar pessoas para uma reunião, é exagerar nos participantes, trazendo pessoas que não interagem com o desafio à frente, o que proporciona à estas pessoas a sensação de perda de tempo. Isto certamente irá fomentar um ambiente muito prejudicial aos trabalhos que deverão ser executados.

 Da mesma forma, subdimensionar os participantes, esquecer aquela pessoa que trabalha todo dia com o foco que estamos conversando, irá trazer à essa pessoa esquecida, uma sensação de exclusão. Isto pode virar um grande problema, além de que a reunião perde uma grande força de solução.

         4-      Coordenação

Uma reunião produtiva, com todos os seus elementos, participantes, e detalhes organizacionais bem montados, demandam de uma coordenação realizada antecipadamente, planejando todo o necessário para que a reunião seja eficiente.

Dependendo do foco, talvez seja necessária uma solução de conflitos, que envolva os participantes da reunião. Este será  outro assunto que falaremos oportunamente neste blog.

Seja como for, por hora, a coordenação da reunião, deverá ser realizada por uma pessoa que tenha um conhecimento completo do foco ou focos que estão sendo discutidos, e que consiga de uma maneira eficiente, fazer a arbitragem dos eventuais argumentos. Isto não deveria depender de hierarquia.

É claro que devido à natureza abrangente de focos, assuntos e contextos de reunião, outros elementos poderão ser necessários, mas os 4 elementos acima sempre estarão presentes.

A falta de qualquer um destes elementos, fará com que a sua reunião se confunda com uma discussão de final de jogo...

Note que independente se a reunião será realizada com a presença física dos participantes, ou de maneira remota, esses elementos sempre estarão presentes.

Uma boa prática, é ter uma espécie de pauta escrita, que possa registrar esses elementos para uma referência futura. Evidentemente, se uma reunião foi montada para resolver um desafio pontual, ou coordenar estratégias mais simples, talvez registrar isso em uma pauta não seja tão importante.

 

Preparando a reunião

Como tudo na vida, planejamento e preparação fazem a diferença do sucesso. Com as reuniões não poderia ser diferente.

Para se preparar uma reunião, inicialmente defina o foco ou os focos a serem discutidos.

Também defina o que esperar no final da reunião. Por exemplo, se o foco for definir uma tabela de preços, então eu espero que no final da reunião eu tenha valores dos nossos produtos, definidos e acordados pela equipe.

Com o foco em mãos, e o objetivo definido, chegou a hora de definir quais são as pessoas que irão participar da reunião.

Um ponto importante, caso você queira que sua reunião seja um sucesso, é respeitar cada participante. As pessoas têm seus compromissos e seus horários. e cada vez mais, mais compromissos temos e menos horários à nossa disposição.

Entenda que uma reunião, deve ser comunicada através de um convite, e não através de uma intimação. Isto porque, a reunião, embora prevista implicitamente nos cargos que as pessoas ocupam, em sua maioria, representam uma atividade pontual (extra).

Então o primeiro desafio de um coordenador de reunião, é harmonização das agendas. Se você for um coordenador hábil, os participantes se esforçarão para atender à sua demanda, e este trabalho de harmonização fica mais simples.

(Aqui vai uma dica: se você tem dificuldade das pessoas te ajudarem com as reuniões que você precisa coordenar, talvez seja o momento de você questionar o que você faz com a sua liderança...)

Neste momento então, temos uma reunião marcada, temos um foco, e temos pessoas. Ainda sobre as pessoas, procure ao máximo não trazer pessoas para uma reunião, por motivos políticos, ou sejam lá quais forem fora do tema. O motivo da escolha das pessoas deve ser técnico, os participantes devem trazer nas suas bagagens, algo que possa ser usado para vencer o desafio.

Deixe claro também na hora do convite, que caso exista algum tipo de problema com algum participante, que a possibilidade da indicação de um substituto, é uma solução muitas vezes melhor do que o adiamento da própria reunião.

Agora vamos à cereja do bolo...

Quando você for convidar os participantes, é fundamental que seja definido um horário fixo de começo e fim os trabalhos. Isto dá uma segurança aos participantes, que seus outros compromissos não serão comprometidos.

Preste atenção:  ao coordenar uma reunião você está sendo avaliado. Avaliado por todos os participantes e observadores que presenciam o que você faz. Desenvolva a confiança das pessoas em seu trabalho, e neste assunto, respeitar o que foi programado, à exemplo do tempo de reunião, é fundamental.

Outros detalhes como horário, ferramenta de informática para reuniões remotas, envio do foco antecipadamente para os participantes se prepararem, levantamento de dados para auxiliar as decisões, convocação de pessoas externas etc. Também devem ser considerados no planejamento de sua reunião eficiente.

Na próxima matéria iremos falar sobre a condução de reuniões eficientes.

 

Sucesso!