Mensagens eletrônicas. Eu escrevo bem?

 

As melhores técnicas e práticas para a comunicação eletrônica – parte 2

por Adson Naccarati

Os mensageiros

Como nós vimos na matéria sobre e-mails, a comunicação vem mudando com o tempo, e como a parte mais nova, mais inusitada dos novos tempos de comunicação, sem sombra de dúvida estão os famosos mensageiros. O assunto não é tão novo. Os mensageiros começaram a ser idealizados, em meados dos anos 90, com o famoso ICQ, seguidos do Skype, migrando para os aparelhos de celular, nos formatos de SMS e finalmente os mensageiros atuais como o WhatsApp, Signal, Telegram etc.

Se por um lado tivemos uma agilidade de comunicação sem precedentes, o custo disso foi uma verdadeira invasão na vida cotidiana das pessoas. Hoje nós recebemos mensagens 24 horas por dia, em qualquer lugar e sem nenhum aviso prévio.

E essa integração cresce exponencialmente. Hoje os mensageiros rivalizam até com a imprensa transformando-se no jornal matinal de muita gente.

Além de tudo isso, temos as questões de segurança e privacidade, como no recente caso do WhatsApp e a sua controversa política de segurança de dados.

Tendo esse cenário como pano de fundo, muitos profissionais, empresas ou qualquer grupo de pessoas, estão usando esses mensageiros como base para a sua interação. Não podemos deixar de reconhecer que grupos em mensageiros tem a capacidade de integrar uma equipe de maneira nunca antes vista por outra ferramenta.

Mas afinal o que estamos integrando?

A facilidade em montar um grupo e ficar postando informações é tão grande que estamos vivendo um momento “agulha no palheiro”.

Este velho ditado diz que a maneira mais fácil de esconder uma agulha, é jogá-la em um palheiro para que não seja fácil de ser vista.

No caso dos mensageiros e seus grupos, pessoas postam materiais e mensagens repetidas, às vezes em questão de minutos, depois de outras iguais já postadas; mostrando que estas pessoas nem se deram ao trabalho de ler algumas linhas antes.

Então me responda: existe mesmo alguma comunicação eficiente aqui?

Seja como for, o objetivo dessa matéria é orientar pessoas e profissionais a utilizarem de maneira eficiente estes mensageiros.

Tenha em mente, que se você faz parte de um grupo, ou simplesmente se comunica através de mensagens, algumas regras e boas práticas podem ser seguidas para que a sua comunicação seja eficaz, e evite que você seja mais uma agulha num imenso palheiro de informações desconectadas.

Ter uma boa postura na utilização desses mensageiros impacta diretamente na sua imagem como profissional, e mesmo como pessoa. Saber usar essa tecnologia de maneira inteligente é trabalhar na sua imagem, podendo ser inclusive mais forte do que um currículo bem elaborado.

Saiba quando usar

Mensageiros são implacáveis: você apertou o botão de enviar e já está chegando no destino. Seja durante o dia, seja de madrugada ou seja em que horário for. Quantas vezes você recebeu uma mensagem, em um momento nada propício, e pensou no remetente com aquele “carinho todo especial...”

Saiba o que mandar

É imprescindível que você tenha noção, de que as pessoas que receberão a sua mensagem, também recebem de “n” outras pessoas. Procure ser objetivo e mandar mensagens que tenham algum conteúdo importante para quem recebe. Nem tudo o que é importante para você, necessariamente é importante para os outros. 

Saiba para quem mandar

Alguns assuntos são importantes em alguns contextos, e para algumas pessoas. Mandar uma informação irrelevante para muita gente, trará para você o estigma da irrelevância. Não acredito que você queira isto. Quantas vezes você não leu uma mensagem e pensa: lá vem ele novamente com aqueles posts... então pense bem antes de sair distribuindo mensagens.

Seja simples

Um problema também, é picotar em pequenas mensagens algo que poderia ter sido enviado de uma vez só. Coisas do tipo: um envio dizendo “bom dia”, outro envio dizendo “como vai?”, outro dizendo parte do assunto, e envios sobre envios picotando algo que poderia ter chegado de uma maneira só. O resultado disso é um disparo da campanha das pessoas que estão recebendo a mensagem, que servirá apenas para atrapalhar o destinatário e fazer com que ele seja obrigado a silenciá-lo.

Áudio

Eu acho que aqui é uma questão de conforto do remetente. As mensagens de áudio têm vários problemas, principalmente no âmbito profissional. Eu diria até que, mandar mensagens de áudio sobre assuntos profissionais em um mensageiro é um erro na maioria dos casos.

Em primeiro lugar, o mensageiro também é um local onde as pessoas procuram informações que receberam anteriormente. E como você vai procurar um assunto em uma tela de celular, cheio de caixas de áudio?

Um grande problema do áudio, é que o remetente normalmente está executando várias tarefas, e está, também, falando no celular. Normalmente acaba numa mensagem difusa e longa, deixando claro para quem está recebendo, que o remetente não estava prestando muita atenção no que estava fazendo. Outra imagem complicada de se criar.

E por fim, e acho que isso é consenso: mensagens curtas por favor. Em alguns momentos chego a ver mensagens de 6, 7 até 10 minutos de áudio. Em que momento do dia você vai parar para  escutar isso? Esse problema é tão grave, que os mensageiros desenvolvem tecnologias para acelerar a reprodução de áudios. Agora além de você ser considerado uma pessoa prolixa, ainda vai fazer o papel do Pato Donald ...😊

Via de regra, se você está com pressa ou não tem paciência de escrever direito, seu destinatário não tem que arcar com isso. Procure ferramentas de digitação automática, como no caso do G-Board do Android, mas sempre conferindo se a digitação automática vai bem.

Os Grupos

Em primeiro lugar tenha em mente que quando você está fazendo parte de um grupo, você está numa sala com um monte de pessoas vendo e ouvindo tudo aquilo que você está falando. O problema de algumas pessoas em relação ao mensageiro, é que elas esquecem desse pequeno detalhe. Acham que estão isoladas com seu celular na mão. Então, a princípio, nunca faça no grupo o que você não faria pessoalmente.

Priorize os assuntos, e mantenha o foco na razão do grupo existir. Se é um grupo de trabalho de uma equipe de vendas por exemplo, não é o lugar para você colocar assuntos pessoais ou mesmo problemas individuais de venda, que deveriam ser discutidos somente entre você e o seu gerente. 

Um grupo é para falar em grupo. Assuntos entre você e alguém específico, trate no privado, mensagem direta, e não entulhando o grupo com mensagens sem sentido geral.

Veja se realmente existe razão para a criação do grupo. O foco de um grupo é passar uma informação de uma vez só para várias pessoas que estejam envolvidas e comprometidas com aquele assunto. Muitas vezes já existem grupos onde isso pode ser feito, sem a necessidade de criar outro e mais outro...

Respeite o grupo e as informações que estão sendo colocadas. Quando você perceber que algum membro está postando informações, utilizando vários envios para isso, aguarde até que tenha terminado. Se existe uma coisa que demonstra falta total de profissionalismo, é você escrever ou mudar de assunto enquanto um dos membros ainda está escrevendo e completando a mensagem.

O grupo não substitui organização. A finalidade de um grupo em um mensageiro é comunicar. Comunicação é uma parte extremamente importante de uma organização, mas não é a única. O fato de estar comunicado não significa que está feito. A comunicação não vale nada se não houver uma continuidade e uma organização capaz de transformar palavras em ações. Então tenha em mente que utilizar o grupo como ferramenta administrativa, tem lá seus problemas.

Recentemente, os mensageiros estão desenvolvendo ferramentas para utilização de mensagens efêmeras. Isto significa que um administrador de grupo pode definir que as mensagens serão apagadas depois de 5 minutos ou até uma semana. Isto é uma excelente ideia pois tira um mar de informações que perdem o valor minutos após serem postadas. Mais um motivo para que você guarde informações importantes em outros lugares que não um mensageiro.

Cuide da sua postura. Preste atenção no linguajar. Escreva direito. Leia a mensagem antes de enviar.

Cuidado com a autocorreção. A internet está forrada de memes de autocorreção fazendo os remetentes passarem seu bocado de vergonha.  

A pontuação também é importante. Eu percebo que algumas pessoas enviam mensagens, como se estivessem falando ao vivo. A diferença entre falar e escrever é a entonação, que dá um significado à aquilo que está sendo falado. Mensagens escritas não tem entonação. O único jeito de você mostrar que está fazendo uma pergunta no modo escrito, é utilizar o ponto de interrogação no fim.

Prestando atenção nestas recomendações você terá uma vida digital mais interessante do ponto de vista dos mensageiros. Lembre-se, que mesmo no mensageiro o que você faz será sempre avaliado por quem recebe.

Enfim, um resumo geral de tudo isto, é o conceito de comunicação eficiente: pense em quem está do outro lado. Preocupe-se com a eficiência da sua comunicação pensando sempre na pessoa a quem você está mandando a mensagem. Ter cuidado em ser claro, conciso, objetivo e direto fazem a comunicação eficaz, melhora sua imagem e garante o seu objetivo.

Sucesso!