E-mails. Eu escrevo bem?

 


Vamos falar nessa série de matérias sobre as melhores técnicas e práticas para a comunicação eletrônica.

É indiscutível que a maior parte da comunicação hoje atravessa o meio eletrônico, seja por e-mail, mídias sociais, ou os famosos comunicadores como o WhatsApp, Signal, Telegram entre outros.

A primeira coisa que você tem que ter em mente, que ao contrário de tempos passados onde o foco ficava sobre o telefone, onde a pessoa que recebia a ligação tinha a oportunidade de não atender, na atual realidade, a comunicação entra independente se a pessoa que está recebendo está ocupada, ou resolvendo um problema muito grande, ou mesmo de muito mau humor.

Isto não tem como ser diferente, então a única coisa que pode salvar a sua comunicação, de um efeito inverso do que você almeja, é que ela seja simples rápida e direta.

Para que isso aconteça, algumas formas podem ser adotadas, e técnicas de escrita podem ajudar bastante.

A fórmula básica para o envio de uma mensagem seja por qualquer meio é a objetividade e a diminuição do tamanho da mensagem em si própria. Mas cuidado: ser objetivo e mandar uma mensagem pequena, não pode ser confundido com falta de informação.

Nosso objetivo aqui não é dar uma cartilha para ser seguida à risca, mas sim te dar algumas dicas para que você não caia em erros comuns que prejudicam a sua imagem profissional.

 

E- MAILS

Muita gente se esquece que o e-mail começa no cabeçalho. Lá existem informações que por si só podem mostrar o que você quer transmitir. Então aqui vão umas recomendações:


Destinatário, “para”, “Cc” e “Cco”

Quando você estiver passando um e-mail, o campo do destinatário sempre deve ser para o principal interessado no assunto, já campos de cópia, para as demais pessoas.


Se você acha importante não criar uma hierarquia na comunicação do que você está passando, utilize a vírgula e coloque as pessoas no campo ”para”.

Nunca, mas nunca mesmo, coloque pessoas no campo de cópias, que não tiverem relevância para aquele assunto. É um erro grosseiro, colocar um monte de pessoas não envolvidas em cópia naquele e-mail, sob o pretexto de tentar mostrar trabalho, ou mesmo tentar chamar a atenção de alguém que já tem um monte de outros problemas para tratar.

O que você vai conseguir é que, com o tempo, os seus e-mails não serão lidos, pois todo mundo sabe que você não tem critérios. Não queira para si, essa imagem profissional.

O erro mais crasso nesse assunto, é ficar copiando diretores e gerentes de assuntos cotidianos, em e-mails com pouca importância ou que eles não estejam vinculados diretamente. Você só consegue transmitir insegurança, e muitos casos, a falsa impressão de que está tentando prejudicar colegas.

Tenha critério nestas cópias. 

Ainda dentro deste assunto, temos a cópia oculta. Muito cuidado com esta cópia oculta. inicialmente ela foi pensada, para se copiar pessoas que acompanham o processo, porém sem relação direta a sua execução.

Por exemplo, quando você passa uma proposta de vendas para um cliente e colocou em cópia oculta o financeiro da sua empresa para que ele tenha ciência do negócio  que está sendo fechado.

O erro primário no uso do campo de cópia oculta, é inserir pessoas no intuito de mostrar comportamentos do remetente, que ele próprio não gostaria de fazer caso visse de maneira aberta quem está lendo a comunicação.

Isto pode demonstrar um comportamento um tanto sinistro da parte de quem envia, e com certeza, quem está recebendo na cópia oculta, pode pensar que amanhã o remetente fará com ele, a mesma coisa. Percebe como isso prejudica a sua reputação de pessoa confiável?


O Título /Assunto 
Deve ser direto e falar exatamente o que se quer transmitir. Lembre-se que quando você procura alguma informação em algum e-mail antigo, você procura por assunto. Então coloque no título, todas as informações com foco na pessoa que irá procurar este e-mail no futuro e precisará dessas informações diretas.
Por exemplo: você está chamando a pessoa para uma reunião de vendas na semana que vem.

-Assunto errado: “reunião na semana que vem”

-Assunto ideal: “reunião de vendas da primeira semana de maio com José”

 A diferença básica é que quando o seu convidado abrir o e-mail imediatamente após recebê-lo ele saberá que reunião é essa, mas daqui 3 meses quando estiver procurando o e-mail sobre a reunião, o título que você descreveu como ideal facilita a vida dele e consequentemente melhora a sua imagem.

 

O Contexto

Como dizem por aí, boa educação é o melhor cartão de visitas. O simples uso de um bom dia, boa tarde etc., faz uma boa diferença na impressão que você está transmitindo.

Mas cuidado com excesso de intimidade em situações em que ela não cabe. Pessoas que você tem pouca intimidade, não devem ser chamados de apelidos carinhosos,  que você usaria para pessoas muito íntimas. Quem faz isso normalmente tem a falsa impressão que criará vínculo, vejo isso muito em vendas, mas ao contrário, dá uma impressão de falsidade. Lembre-se você está transmitindo mais do que uma informação, você está transmitindo imagem.

Procure organizar as suas idéias antes de sair escrevendo o seu e-mail. Pense no texto que você vai escrever antes, assim você evitará dar muitas voltas para tentar transmitir o que você quer.

Uma vez feito isso, tente colocar o objetivo nas primeiras linhas do seu e-mail. Isto porque a maioria das pessoas acabam perdendo a paciência e começam a realizar uma leitura muito superficial, principalmente se perceberem que é um texto longo. A consequência disso é perda de informação e o seu objetivo ao enviar aquele e-mail não é conseguido.

Evite ao máximo colocar letras maiúsculas, sublinhados, negritos ou fontes diferentes, a menos que seja muito necessário, para se enfatizar uma informação. Mesmo assim, caso você tenha que usar, tente usar bem pouco para que o seu e-mail não vire um folhetim.

A letra maiúscula particularmente, cria para quem está lendo, a mesma impressão  que você tem quando escuta alguém gritando. Pense numa conversa em que a cada 2 ou 3 frases o indivíduo grita. É isso que você vai conseguir com o e-mail repleto de maiúsculas, negritos etc.

Frases pequenas, direto ao assunto, e um linguajar adequado fazem uma grande diferença.

Uma outra face do contexto que deve ser observada, é o linguajar que você usa. É muito comum um e-mail ser repassado para outras pessoas ou fazer parte de uma conversa bastante longa de e-mails sobre e-mails.

Às vezes, o tipo de linguajar que você pode ter com alguém mais próximo e informal, pode não ser bem-visto por alguém copiado no futuro, ou que passe a fazer parte daquela conversa.

Uma dica é você escrever um e-mail pensando, que você está tendo uma conversa com alguém, numa sala cheia de gente.

A Assinatura

Se você está mandando o e-mail profissional, muito provavelmente você já deve ter uma assinatura padronizada da sua empresa.

Mesmo assim, se você quiser dar uma entonação mais pessoal no seu e-mail, não deixe de colocar o seu nome no final do texto, mesmo sabendo que a assinatura vem logo em seguida. Isso dá a impressão para quem lê,  que você quis dar um tom pessoal por ter uma consideração maior do que teria, simplesmente encerrando o texto e deixando que a assinatura diga quem é.

E finalmente, não fique usando o e-mail para coisas que você precisa resolver rapidamente ao alcance de um telefone ou alcance de uma conversa daqui 10 minutos. Cada tipo de comunicação tem o seu uso e particularidade. Escrever um e-mail demanda de tempo de quem escreve e tempo de quem lê.

Tente não fazer com que o e-mail vire um bate-papo.


Com estas dicas você terá uma comunicação mais profissional e efetiva, e ao mesmo tempo trabalhando numa imagem profissional bastante interessante.

Em outra matéria, vamos falar sobre as comunicações via redes sociais e comunicadores.

Sucesso.

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