Reuniões Produtivas parte 2 - A Execução

 

Reuniões Produtivas - parte 2

por Adson Naccarati

Nesta matéria, vamos dar sequência ao primeiro post, sobre técnicas para melhorar suas reuniões. Na primeira parte, o foco está em preparar todos os aspectos de uma reunião, para que seu aproveitamento seja o maior possível (preparação).

É claro que muitos aspectos de uma reunião produtiva, dependem do assunto que está sendo abordado, bem como o contexto, e até das condições da cultura organizacional que cercam os vários participantes.

Por isso é importante que somando com que você está captando aqui, haja uma customização aos seus objetivos. E sempre que precisar, estamos por aqui para te ajudar em qualquer questão.

Neste nosso Novo Mundo pós pandemia, o ambiente da reunião virtual só muda a posição geográfica das pessoas durante o processo da reunião, mas ainda assim, é uma reunião como outra qualquer realizada fisicamente. Com algumas facilidades e dificuldades a mais, mas o mesmo princípio: vencer desafios em equipe.

Vamos nos focar agora na condução da reunião, que foi cuidadosamente preparada por você.

Sem sombra de dúvida, o que faz a fama da reunião em ser vista como uma atividade enfadonha, é que a maioria das pessoas tenta realizá-las de maneira intuitiva. Independentemente do nível hierárquico, ou o grau de importância do assunto, estes erros são cometidos, inclusive por pessoas altamente capacitadas.

Vamos partir do princípio, de que a fase de preparação da reunião foi vencida(veja nosso outro artigo). Você como coordenador ou mesmo como participante, já analisou o assunto da reunião, já está preparado para expor suas opiniões e ideias, e principalmente, está disposto a ouvir outras ideias e outras opiniões...

Durante a preparação, foi produzida uma pauta, uma relação de assuntos a serem abordados. O ideal é que todos os participantes estejam no local da reunião e no horário, mas a vida moderna parece não gostar muito de programações antecipadas. Então esteja preparado (inclusive psicologicamente) para mudar e adaptar-se a situação que se apresenta. Não se debruce sobre o problema, faça acontecer, do jeito que for possível.

A pior coisa que pode acontecer em uma reunião, logo de início, é você cancelá-la ou adiá-la por conta de uma minoria, quando a maioria das pessoas já está a postos. Isso pode ser interpretado, como falta de propósito, de capacidade organizacional, ou mesmo de respeito com as pessoas que conseguiram cumprir a programação.

Da mesma forma, procure sempre cumprir o horário, tanto de início quanto de fim da reunião. Uma reunião, junta um conjunto de pessoas, com afazeres e compromissos. Respeitar esta condição, faz com que a sua confiabilidade aumente na mesma proporção.

(#dica? – vejo muitos “líderes”, orgulhando-se de mudar reuniões organizadas pelos seus “liderados” pondo a culpa em sua agenda...)

Procure iniciar a reunião sempre com o principal assunto da pauta. Considere, que o dimensionamento da reunião pode não ser suficiente para a pauta proposta, no caso de faltar algum assunto a ser discutido, que não seja o principal.

Um elemento muito importante para uma reunião produtiva, é alguém com a coordenação dos trabalhos que estão sendo executados. Diria até que, o que diferencia um bate-papo informal de uma reunião eficiente, é que no segundo caso tem alguém coordenando.

Entenda bem: coordenar uma reunião não significa ser dono dela.

Por exemplo: uma reunião de CCQ, tem por princípio, igualdade de todos sentados em volta daquele assunto, ao ponto de ser aconselhável a realização em mesas redondas. Mesmo neste conceito, ainda assim existe um coordenador.

Coordenar a reunião nada mais é do que mantê-la dentro daquilo que foi planejado, sem perder o foco no objetivo. Conheci muitos secretários com cargos menores, coordenando reuniões de CEOs, com muita maestria. Coordenar reunião transcende cargos.

A execução

A mecânica de uma reunião sempre atravessa a mesma espinha dorsal: apresentação do assunto > debate > solução. É nisso que a reunião tem que focar. Poderíamos traduzir isso também como: diagnosticar > equacionar > resolver.

Um ponto importante aqui, é não sair de um caminho antes de chegar no ponto “resolver”. Mesmo que a solução seja adiar o assunto para outra reunião (às vezes, a equipe pode precisar de mais dados, outras pessoas... enfim, não temos a matéria-prima para a solução ainda).

Manter a disciplina para não sair de um assunto, é de longe, a atividade mais difícil para a equipe que está reunida. E é difícil para a coordenação também.

Comece deixando claro para todos os participantes como a coisa vai funcionar (apresentação > debate >  solução).

Intervalos - Defina, quando teremos algum intervalo. Lembre-se que a reunião é uma atividade normalmente fora da rotina, as pessoas precisam ver seus celulares, olhar a sua caixa de e-mail, ou mesmo ir ao velho e bom banheiro. Dimensione intervalos coerentes com a duração da reunião,  geralmente tente não ultrapassar 45 minutos entre eles.

Abra a reunião falando rapidamente o que será discutido e em que ordem, quanto tempo vocês têm, e o que se espera quando a reunião acabar. Uma boa prática é repassar as regras.

As apresentações dos assuntos devem ser feitas de forma completa, com todos os dados e informações necessárias. Oriente as pessoas que não é o momento de interromper com perguntas. É um trem expresso non-stop. Um excesso de perguntas durante uma apresentação faz com que muitas informações fiquem perdidas e muitas vezes a estrutura da reunião acaba se convulsionando.

Outro lado disso, é que os participantes que não concordam com aquele assunto, podem tentar pular etapas, tentando facilitar os seus pontos de vistas posteriores, evitando pontos incômodos. Não preciso dizer, se este é seu caso, nunca faça isso.

Alguns pontos importantes para te ajudar nessa questão:

• Deixe claro para todos, que a reunião não é uma oportunidade para falar sobre qualquer coisa. Os menos experientes,  podem usar uma reunião para expor ideias que de outra forma não têm espaço.
• Críticas talvez não sejam bem-vindas agora. Por mais que nós tenhamos a atitude altruísta de aceitar críticas construtivas, isto nem sempre funciona, e a última coisa que queremos em uma reunião, é a discórdia.
• Pense se o assunto que você vai levantar é inerente ao que está sendo discutido. Para simplificar, vou lembrar uma frase de Platão “o sábio fala porque tem algo a dizer, o tolo fala porque precisa dizer algo” 😉
• Se durante o processo de debate aparecer outro assunto, não se desvie do foco. Deixe o assunto para depois ou para outra reunião. Enfim, não perca o trilho.
• Sempre vai haver alguém muito competitivo. Essa personalidade às vezes tenta a todo custo que sua opinião seja a vencedora. Policie-se. Se você tem alguém assim na sua reunião, tente mostrar que a solução correta deve ser a vencedora e que se isso acontecer, ele também vence.
• Exemplos... ahh os exemplos… por fim e não menos importante, o enorme problema das pessoas que não entendem bem o que estão tentando explicar... usar exemplos errados. Exemplos são ótimos meios didáticos de mostrar algo. O problema começa a acontecer, quando eu exemplifico algo que representa a minha opinião e não uma tendência verdadeira. O uso indiscriminado de exemplos causa dois problemas grandes: o primeiro acabei de citar, e o segundo, é que ele obscurece o raciocínio sobre aquilo que se quer explicar. Se não compreendemos bem um assunto, não conseguimos explicar, e, nessa altura, sobra o exemplo...

 

Atitudes desastrosas

Um fato inegável, é que a reunião também é um evento social. Pessoas reunidas. Como todo evento social, você está sendo observado.

Algumas dicas para você não cometer suicídio profissional...

Preste atenção na reunião, não atenda celulares e nem fique se distraindo com qualquer coisa que seja. Se for imprescindível usar o celular, avise antes da reunião que você está no meio de uma emergência. As pessoas irão entender quando você se levantar calma e silenciosamente sem atrapalhar a reunião e atender lá fora.

Nas reuniões virtuais, não fique abrindo janelas no computador com outras atividades. Nós não somos tão espertos quanto imaginamos, todo mundo sabe que você está prestando atenção em outra coisa. 

Controle a ansiedade. Deixe as pessoas terminarem o que estão dizendo, evite cortá-las.

Evite impor-se por meio do seu cargo. Isto além de suicídio profissional, mata sua liderança.

 

Concluindo...

            ... este assunto, reuniões são um trabalho técnico. São muito diferentes de conversas informais e devem ser realizadas com uma boa preparação e condução.

Reuniões são feitas para resolver problemas. As reuniões também não podem substituir uma organização de trabalho, portanto, uma reunião não deve ser imprescindível para execução rotineira das suas tarefas.

Reuniões também são um exercício de saber ouvir e se posicionar. Acostumar-se com reuniões e usá-las como ferramenta, cria excelentes profissionais.

Sucesso!